15.07.2014

Как организовать хранение и ведение бухгалтерских документов?

Каждый предприниматель или руководитель предприятия должен позаботиться о тщательном ведении и хранении документации. Для этого необходимо взять на работу ответственного сотрудника, а также приобрести архивные стеллажи, где каждый документ найдет свое место. Наиболее важными бумагами являются бухгалтерские отчеты. Финансовая сфера контролируется законодательными органами.

Начало деятельности

Процесс документооборота состоит из нескольких шагов:

• определение оптимального маршрута следования подготовленных документов;
• составление бумаг;
• обустройство места для хранения документации.

Благодаря компьютеризации процесс документооборота значительно упростился. Каждый акт и регламент автоматически определяется в нужную папку, а затем с помощью поисковой системы его легко найти.

Хранение важных бумаг

Кроме учета, следует организовать правильное хранение всех документов. Это необходимое условие, предусмотренное государственными органами. Для каждого типа документов определяется срок, в течение которого они должны сохраняться.

Существует порядок хранения бумаг. Например, кассовые чеки необходимо хранить в переплете, а не столь важные бумаги можно просто сложить в папку. Каждый вид документов следует хранить отдельно друг от друга, чтобы не перепутать и предоставить по первому требованию для проверки.

Ответственность за хранение

Чтобы вести должный учет и хранение важных документов, необходимо назначить отдельного сотрудника. Однако при выявленных нарушениях руководитель не сможет взвалить на него всю ответственность и сам понесет наказание. Поэтому следует тщательно проверять состояние бумаг и своевременно сообщать об утрате или повреждении документации в соответствующую службу.